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流程自动化改良

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流程自动化改良

据电磁流量计报导,经济危机的持续促使我们经过改良流程来最大水平地削减本钱,由此就为流程自动化提供了时机。那么,什么类型的流程最合适停止流程自动化(business process automation,BPA)改造呢?

可反复的业务流程

假定流程是固定不变的,比方诸如新电脑配置或员工报销,那么你就能够思索停止流程自动化改造了。以我个人的经历来说,可反复流程的自动化不只仅可以俭省时间和资金,还有助于质量的提升。自动化的完成能够使流程的每次执行都是最佳、最平安和最省力的。

异常较少的流程

假如为了满足过多的异常和例外而招致流程的扭曲,那么自动化是无法推进的。越是规范的业务流程,越合适停止自动化。当然,这也意味着你有时机推进另一方面的工作,为一切可反复的流程简化异常处置。

举例来说,我曾经被指定过一个降低每日销售未回款比例(days\' sales outstanding,DSO)的任务。DSO对我们的信誉和回款流程来说是一个很有压服力的指标,DSO越小,就阐明我们在信誉卡账户管理和用户缴费方面做得越好。

在梳理信誉和回款流程之后,我们发现其中充满了各种异常。某些特定的客户得到了其别人所没有的条款,而且在会计部门开端搜集拖欠的发票之前,相关的销售人员必需停止审批 – 这又是一个由异常驱动的业务规则。

经过一个规则我们完成了这个流程的规范化:假如你是及时付账的优质客户,就会得到规范的加强型条款,反之得到的就是规范化的根底条款。基于这种改动,该流程的自动化变得令人难以置信的简单。关于行将过时的发票,我们设立了相应的触发机制,以便对客户停止状态标志。这项举措让我们的DSO降了下来,现金流得到了加强,而会计人员的工作也轻松了许多。

最常用到的流程

关于那些只是在特定状况下才用到的流程,我历来都无法压服本人来完成自动化。比方,会计部门曾请求我们完成一个流程的自动化,以便为雇佣的合同工创立1099税务表格。这个流程的人工完成只需每年破费8个小时,所以自动化毫无意义。相比之下,诸如需求规划或者数据备份之类无时无刻都要用到的流程,自动化的改造会立刻带来商业价值。

具有业务规则的流程

假如我们可以对一个流程定义出简单和规范的规则集,那么自动化就是可完成的。比方我指导的一个旨在降低库存级别的项目。由于客户的购置行为缺乏严谨的规划,招致我们有些商品的存货过多。对此,我们的思绪是开发基于销售节拍的采购规则。假如某个产品销路不理想,自动化的规则会决议下次的采购量。假如某种畅销产品的销量开端以一定的比率下滑,相应的规则会减慢采购节拍。这保证了我们可以跟上形势并更好地停止产品生命周期管理。但是,假如相似的规则无法定义出来,那么自动化就是无法完成的。